Postfach & Ablauf prüfen
Mailanbieter, typische Anfragen und vorhandene Lösungen. Die technische Eignung wird vor der Beauftragung geklärt.
Gästeanfragen im Griff.
Mit KI vorbereitet.
Persönlich beantwortet.
Frühstück, Parken, späte Anreise: Ihr Team beantwortet dieselben Fragen immer wieder. Ich richte einen KI-gestützten Ablauf ein, der passende E-Mail-Entwürfe aus Ihrem Hotelwissen vorbereitet. Ihr Team prüft und versendet im vorhandenen Postfach.
Für Hotels mit wiederkehrenden Gäste-E-Mails.
Ihr Team beantwortet regelmäßig ähnliche Fragen. Ihre Hausinformationen sind verlässlich, und ein Ansprechpartner begleitet die Einführung. Das Postfach prüfen wir vor einem Angebot.
Manchmal reichen bessere Vorlagen.
Bei wenigen Anfragen oder bereits gut funktionierenden Antworten prüfen wir zuerst, ob Sie überhaupt einen neuen Ablauf brauchen.
So sieht die Entlastung aus.
Und hier bleibt Ihr Team gefragt.
Der Entwurf nutzt Ihre freigegebenen Hausinformationen. Ob ein Tisch verfügbar ist oder ein Sonderwunsch erfüllt werden kann, entscheidet weiterhin Ihr Team.
Wechseln Sie im Beispiel zum Tischwunsch: Wo eine persönliche Entscheidung nötig ist, bleibt sie offen.
Fiktive Beispieldaten. Die Demo sendet keine Nachricht und ist nicht mit einem Hotelpostfach verbunden.
Ein Blick in den AblaufFiktive Konzeptdemo · keine Live-KIE-Mail
01 / GÄSTEANFRAGE
„Wann gibt es Frühstück und wo können wir parken?“
Hauswissen: Frühstück 7–10 Uhr · Parkplatz am Haus
02 / ANTWORTENTWURF
Unser Frühstück servieren wir von 7 bis 10 Uhr. Parken können Sie direkt am Haus. Wir freuen uns auf Ihre Anreise!
Zur persönlichen Prüfung03 / Ihr Team prüft und versendet.
Vom Hotelwissen
zum geprüften Antwortentwurf.
Ich prüfe den Ablauf, richte die passende Lösung ein und zeige Ihrem Team, wie es damit arbeitet. Zuerst schauen wir, was Ihre vorhandene Software bereits kann und welche Standardlösung zu Ihrem Haus passt.
Hauswissen aufbereiten
Bis zu 50 Fragen und Antworten in fünf Themenbereichen. Sie geben die Informationen frei; gemeinsam legen wir fest, wer sie aktuell hält.
Regeln & Verbindung einrichten
Ein Standort, ein unterstütztes Postfach, Deutsch und Englisch. Bis zu 1.000 eingehende Nachrichten im Monat.
Im Team testen & einführen
Gemeinsame Tests, Teamschulung, zwei Korrekturrunden und 30 Tage begleitete Erprobung.
Ihr Team behält die Entscheidung.
Jeder Entwurf wird vor dem Versand geprüft. Buchungen, Verfügbarkeiten und verbindliche Zusagen werden nicht automatisch ausgeführt. Telefon, WhatsApp und PMS-Anbindungen sind separate Projekte.
Ich richte ein.
Wir prüfen gemeinsam.
Sie bekommen einen festen Ansprechpartner für Einrichtung und Einführung. Zugriffe, Datenverarbeitung, Ausfallweg und Betreuungszeiten legen wir vor dem Start fest.
Fabrice Mack HernandezÜber 20 Jahre Hotellerie · Betriebswirt · AI Software Engineer
Das übernehme ich.
Technische Prüfung und Einrichtung, Aufbereitung des vereinbarten Wissensumfangs, Tests, Schulung und begleitete Erprobung.
Das braucht es von Ihrem Haus.
Aktuelle Hausinformationen, Freigaben und einen Ansprechpartner. Ihr Team kontrolliert die Entwürfe und versendet die Antworten.
2.900 € Einrichtung.
In zwei klaren Schritten bezahlt.
Sie bezahlen 1.450 € bei Beauftragung und 1.450 € nach der 30-tägigen Erprobung und Übergabe. Gemeinsame Tests, die Einweisung Ihres Teams und zwei Korrekturrunden sind enthalten.
Preise für den beschriebenen Leistungsumfang. Verbindliche Kosten einschließlich externer Dienste und steuerlicher Angaben werden im Angebot ausgewiesen.
Gästeanfragen im Griff
Leistungsumfang
2.900 €einmalige Einrichtung
- Vereinbarter Standardumfang
- Gemeinsame Tests & Teamschulung
- Zwei Korrekturrunden
- 30 Tage begleitete Erprobung
1.450 €bei Beauftragung
1.450 €nach Erprobung & Übergabe
Danach optional: 390 € Betreuung / Monat
Gästeanfragen-Check anfragen ↗Regelmäßige Funktions- und Qualitätschecks, Monatsbericht und 60 Minuten für kleine Anpassungen und Rückfragen. Externe Dienstkosten separat.
Die Betreuung im Detail ↓Damit Ihr Ablauf
zum Hotelalltag passt.
Frühstückszeiten ändern sich. Neue Fragen kommen dazu. Mit der optionalen Betreuung prüfe ich regelmäßig die Funktion und Antwortqualität und pflege kleine, von Ihnen freigegebene Änderungen ein.
Die Funktion prüfen.
Ich prüfe technische Fehlermeldungen während der Betreuungszeiten und teste den Ablauf einmal pro Woche manuell.
Die Antwortqualität im Blick.
Ein monatlicher Check von bis zu zehn freigegebenen Entwürfen. Dazu ein kurzer Bericht: Was funktioniert, was wurde geändert, was braucht Aufmerksamkeit?
Hauswissen aktuell halten.
Für kleine Anpassungen und Rückfragen sind zusammen 60 Minuten pro Monat enthalten. Zum Beispiel für neue Frühstückszeiten oder einen geänderten Parkplatzhinweis. Sie geben die Fakten frei.
Einen Ansprechpartner haben.
Per E-Mail direkt zu mir. Eine erste fachliche Rückmeldung erhalten Sie innerhalb von zwei Betreuungstagen. Ihr Team prüft und versendet weiterhin selbst.
Betreut wird der eingerichtete Ablauf.
Ein Standort, ein Postfach, fünf Themenbereiche, bis zu 50 Fragen und Antworten, Deutsch und Englisch sowie bis zu 1.000 eingehende Nachrichten pro Monat. Weitere Postfächer, neue Kanäle oder größere Umbauten erhalten ein eigenes Angebot.
Was zählt zu den 60 Minuten?
Zum Kontingent zählen die Prüfung, Umsetzung und Tests kleiner Änderungen sowie Rückfragen und kurze Gespräche. Ich dokumentiere den tatsächlichen Aufwand. Die regelmäßigen Funktionschecks, die monatliche Qualitätsprüfung und der Bericht sind zusätzlich enthalten. Nicht genutzte Minuten werden nicht in den nächsten Monat übertragen.
Wenn der Aufwand das Restkontingent übersteigt, erhalten Sie vorher ein separates Festpreisangebot. Zusätzliche Arbeit erfolgt erst nach Ihrer Freigabe. Fehler in den von mir eingerichteten, vereinbarten Funktionen korrigiere ich ohne Abzug vom Kontingent.
Was bedeutet „zwei Betreuungstage“?
Ich betreue den Ablauf montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr, Berliner Zeit, ausgenommen bundesweite deutsche Feiertage. Innerhalb von zwei solchen Betreuungstagen erhalten Sie eine Einordnung und den nächsten Schritt. Die Zeit bis zur Behebung hängt von Ursache und beteiligten Anbietern ab.
Eine Bereitschaft rund um die Uhr ist nicht enthalten. Bei einer Störung arbeitet Ihr Team regulär im Postfach weiter; der KI-Ablauf lässt sich pausieren. Für geplante Abwesenheiten vereinbaren wir vorab eine Vertretung oder betreuungsfreie Tage mit anteiliger Gutschrift.
Welche Kosten und Arbeiten kommen gegebenenfalls dazu?
Softwarelizenzen, Hosting, Mailanbieter und KI-Verbrauch laufen separat über Ihre eigenen Verträge. Vor dem Start listen wir diese Kosten auf. Zusätzliche Standorte, Postfächer, Sprachen, Kanäle, PMS-Anbindungen, Anbieterwechsel und größere Umbauten sind eigene Projekte.
Allgemeiner IT-Support und die tägliche Bearbeitung Ihrer Gästemails gehören nicht zur Betreuung. Bei einer grundlegenden Änderung eines externen Anbieters kläre ich zunächst die Ursache. Einen erforderlichen Umbau biete ich separat an; ohne Freigabe entstehen durch mich keine Zusatzkosten.
Was passiert bei mehr als 1.000 Nachrichten?
Bei 80 Prozent des vereinbarten Monatsvolumens erhalten Sie einen Hinweis. Ohne vereinbarte Erweiterung pausiert die weitere KI-Verarbeitung beim Erreichen der Grenze bis zum nächsten Verbrauchsmonat. Ihr E-Mail-Empfang und die manuelle Bearbeitung laufen weiter. Es gibt keine automatische Mehrmengenrechnung von MHKI.
Die genaue Zählperiode sowie Kosten und Limits externer Dienste halten wir vor dem Start fest.
Kann ich ohne Betreuung weitermachen oder kündigen?
Ja. Nach den enthaltenen 30 Tagen beginnt kein automatisches Abo. Bei beauftragter Betreuung läuft diese jeweils einen Monat und verlängert sich um einen weiteren, wenn Sie nicht bis sieben Kalendertage vor Ende Ihres jeweiligen Betreuungsmonats per E-Mail kündigen. Beispiel: Läuft dieser vom 15. November bis zum 14. Dezember, ist der letzte Kündigungstag der 7. Dezember.
Ihre eigenen Zugänge bleiben bei Ihnen. Sie erhalten den aktuellen Wissens- und Konfigurationsstand, die Betriebsanleitung und bei Betreuungsende einen Abschlusstermin bis 20 Minuten. Danach übernehmen Ihr Team oder ein anderer Dienstleister die Pflege. Externe Softwarekosten laufen nach Ihren jeweiligen Verträgen weiter.
Was bleibt nach
Prüfen und Korrigieren?
Entscheidend ist die Zeit, die Ihrem Team danach zusätzlich zur Verfügung steht. Die Beispielrechnung zieht Kontrolle und zusätzliche Pflege ab.
Mehr Zeitkapazität bedeutet nicht automatisch weniger Personalkosten. Ob sich die Investition lohnt, prüfen wir mit Ihren Daten und sämtlichen laufenden Kosten.
Was Sie vor dem Start
wissen möchten.
Brauchen wir zusätzlich das Wissensdatenbank-Projekt?
Nein. Die Aufbereitung von bis zu 50 Fragen und Antworten in fünf Themenbereichen ist in den 2.900 € enthalten. Das separate Wissensdatenbank-Projekt richtet sich an interne Mitarbeiterfragen und Einarbeitung. Umfangreiche zusätzliche Quellen oder weitere Themen vereinbaren wir vorab.
Funktioniert das mit unserem Mailanbieter?
Das prüfen wir vor einem Angebot. Benötigte Zugriffsrechte und technische Möglichkeiten unterscheiden sich. Im Gästeanfragen-Check erfassen wir Ihren Mailanbieter und den bisherigen Ablauf. Anschließend kläre ich die technischen Voraussetzungen für Ihr Postfach.
Wir haben schon Textbausteine. Brauchen wir das?
Vielleicht nicht. Gut gepflegte Vorlagen können ausreichen. Wir schauen, ob die Zusammenstellung von Hauswissen und Antworten genug zusätzliche Entlastung bringt, um Einrichtung und Betrieb zu rechtfertigen.
Was passiert bei einer falschen oder unklaren Antwort?
Ihr Team prüft jeden Entwurf vor dem Versand. In gemeinsamen Tests legen wir fest, welche Fälle vorbereitet werden und welche persönlich bearbeitet werden müssen. Korrekturen fließen in Wissen und Regeln ein.
Bleibt unser persönlicher Ton erhalten?
Wir nutzen von Ihnen freigegebene Beispielantworten als Grundlage und prüfen den Ton gemeinsam. Der Entwurf bleibt vor dem Versand bearbeitbar.
Wer bekommt Zugriff auf Gästedaten?
Das hängt von der gewählten Lösung ab. Anbieter, benötigte Zugriffe, Speicherfristen und vertragliche Voraussetzungen klären wir vor einer Anbindung. Für den ersten Check benötigen wir keine echten Gästedaten.
Wie schnell können wir starten?
Nach Prüfung des Mailanbieters, Festlegung des Umfangs und Freigabe der Hausinformationen vereinbaren wir einen realistischen Zeitplan. Die technische Eignung und Ihre Mitwirkung bestimmen den Start.
Was entlastet Ihr Team?
Finden wir es heraus.
Ihr Gästeanfragen-Check: 20 Minuten persönlich mit Fabrice. Kostenlos und unverbindlich. Wir schauen auf Ihre wiederkehrenden E-Mails und den heutigen Ablauf. Danach wissen Sie, welcher nächste Schritt sinnvoll ist und was dafür noch geprüft werden muss.
Darüber sprechen wir.
- Welche Anfragen halten Sie auf?
- Wie viele kommen an, welche Fragen wiederholen sich und wo verliert Ihr Team Zeit?
- Wie läuft es heute?
- Welches Postfach und welche Vorlagen nutzen Sie? Wo stehen Ihre Hausinformationen und wer prüft die Antworten?
- Was soll sich konkret verbessern?
- Wir grenzen einen sinnvollen Einstieg ein und besprechen Kostenrahmen und Zuständigkeiten – auch für die spätere Pflege.
Das bekommen Sie danach.
Ich fasse das Ergebnis kurz per E-Mail zusammen:
- Meine Empfehlung: vorhandene Vorlagen verbessern, mit KI starten oder zuerst einen anderen Engpass lösen.
- Den ersten Schritt: welche Anfragen wir angehen und was dafür von Ihrem Haus gebraucht wird.
- Die offenen Prüfpunkte: was vor einem Angebot noch geklärt werden muss und wer sich darum kümmert.
Passt das Paket, prüfe ich vor einem konkreten Angebot die technische Eignung, den Umfang und die externen Kosten. Die Betreuung für 390 € pro Monat bleibt optional.